Офис, который придает сил

Как шум, свет, запахи и движение незаметно истощают сотрудников – и почему сенсорная карта, тихие маршруты и право выбора делают офис здоровее.

Комфортный офис – не обязательно тихий и одинаковый для всех. Важно, чтобы сотрудник мог выбирать уровень звука, света и общения, не тратя силы на постоянную защиту от среды.

После рабочего дня человек говорит: «Я устал, хотя сегодня почти ничего сложного не делал». Руководитель открывает список задач и не видит причины. Встреч было немного, сроки не горели, конфликтов не возникало. Но весь день рядом разговаривали коллеги, над столом мерцал светильник, из кухни доносился запах еды, а за спиной непрерывно проходили люди. Каждое воздействие по отдельности казалось пустяком. Вместе они отняли силы, которые нужны для работы.

Устройство рабочего пространства – это часть заботы о людях. Обычно организации оценивают офис по площади, числу мест, удобству расположения и внешнему виду. При этом редко спрашивают, сколько усилий человек тратит на то, чтобы выдержать обычный день в этом пространстве. Так появляется невидимая перегрузка: сотрудник еще способен работать, но постоянно отвлекается, напрягается, ищет место потише и к вечеру чувствует себя истощенным.

Сенсорное благополучие – это возможность находиться в офисе без необходимости все время защищаться от звуков, света, запахов, движения и избытка зрительных впечатлений. Речь не идет о полной тишине или одинаковых условиях для всех, ведь одним помогает оживленная обстановка, другим для части задач нужна спокойная. Хороший офис позволяет выбирать подходящую среду и переходить между разными её состояниями в течение дня.

Отдельные раздражители складываются в нагрузку

Звук в офисе – это не только громкость. Разговор, из которого можно различить отдельные слова, способен отвлекать сильнее ровного фонового шума. Важны и непредсказуемость, и невозможность уйти: сигнал устройства может прозвучать в любой момент, звонок соседа нельзя остановить, а уединенное место занято. В исследовании шума в пространстве с открытой планировкой участники в более шумных условиях показали признаки большего напряжения и ухудшения настроения, хотя различий в выполнении коротких заданий исследователи не обнаружили. Для руководителя это существенное различие: человек может сохранять результат ценой дополнительных усилий, которые не видны в отчёте.

Свет тоже нельзя описать одним словом «ярко». Блики на экране, резкий переход между тёмным коридором и освещённым залом, светильник прямо над глазами или отсутствие возможности изменить освещение рабочего места создают разные трудности. Даже если освещённость соответствует формальным требованиям, конкретному человеку может быть некомфортно сидеть под таким светом целый день.

Запахи сложнее, потому что люди воспринимают их очень по-разному. Для одного аромат кофе связан с приятным началом дня; для другого запах еды, чистящего средства или чужих духов становится причиной напряжения. Особенно тяжело, когда источник рядом, вентиляция работает плохо, а сотрудник не может сменить место. Маскировать неприятный запах другим ароматом – плохое решение: сначала нужно найти источник и проверить качество воздуха.

Движение людей и зрительный шум часто остаются без внимания при обустройстве офиса. Если за спиной проходит основной путь к переговорным, сотрудник замечает каждое перемещение. Если в поле зрения одновременно находятся яркие объявления, открытые полки, множество экранов и беспорядок на соседних столах, внимание вновь и вновь переключается. Ни один проходящий коллега не совершает ничего неправильного. Ошибка заложена в расположении рабочего места.

Рассмотрим ситуацию: подразделение жалуется на трудности с сосредоточенностью, и первое предложение руководителя – купить всем наушники. При рассмотрении пространства оказывается, что рабочие столы стоят между входом, кухней и помещением для встреч. Проблема не сводится к звуку: люди постоянно проходят рядом, пахнет пищей, а обсуждения ведутся прямо у рабочих мест. Наушники могут помочь отдельному сотруднику, но не изменят путь, по которому движется весь офис.

Почему одним людям тяжелее, чем другим

Стандартный офис часто строят вокруг представления о «среднем» сотруднике: он терпит обычный шум, легко переключается, не замечает запахов и может сосредоточиться при любом освещении. Такого универсального человека нет. Даже у одного сотрудника чувствительность меняется в зависимости от усталости, сложности задачи и состояния здоровья.

Для нейроотличных людей, в том числе для людей с особенностями внимания, сенсорные воздействия могут быть особенно значимыми. Человек может острее воспринимать определенные звуки, свет или прикосновения; иногда, наоборот, ему требуется больше движения либо иное устройство среды. В обзоре исследований условий труда нейроотличных сотрудников чаще всего рассматривались изменения звуковой среды и возможность управлять освещением. Авторы также отмечают, что качество исследований пока не позволяет обещать одинаковую пользу каждого изменения для всех людей.

Поэтому я не советую строить «особую комнату для особых сотрудников» и требовать объяснить, почему человек хочет ею пользоваться. Такой порядок заставляет раскрывать личные обстоятельства и превращает полезное пространство в место, куда неловко войти. Спокойные зоны, выбор освещения и возможность уйти от шумного пути нужны многим: сотруднику после сложного разговора, человеку с головной болью, специалисту, который готовит расчёт, и тому, кто иначе воспринимает окружающую среду. Право выбрать место должно зависеть от задачи и самочувствия, а не от подтверждённого диагноза.

Другой случай касается сотрудника, которого команда считала необщительным. Он редко оставался на разговорах в общей зоне и быстро уходил с праздничных встреч. В личном разговоре с руководителем выяснилось, что ему тяжело находиться там, где одновременно звучит музыка, много людей и работает яркое освещение. Получается, что привычная оценка его поведения со стороны коллег ничего не говорила о его отношении к ним. Чтобы понять ситуацию, нужно было спросить, в какой обстановке ему удобно общаться.

Сенсорная карта: увидеть офис таким, каким его проживают

Первый шаг к изменениям – составить сенсорную карту офиса. Это схема помещений, на которой отмечены не только столы и двери, но и источники звука, света, запахов, людского движения и зрительного напряжения. Я предлагаю делать ее вместе с сотрудниками и осматривать пространство в разные часы. Утром кухня еще тихое место, в обед там может выстраиваться очередь, а после общего собрания коридор может стать шумнее, чем сама рабочая зона.

На карте полезно обозначить:

● места, где слышны разговоры, звонки и сигналы устройств

● участки с бликами, резким или недостаточным светом

● источники запахов и зоны, где воздух долго остаётся тяжёлым

● пути наиболее частого движения людей

● рабочие места, откуда видны экраны, объявления и проходы

● помещения, куда можно перейти для разговора, сосредоточенной работы или короткой передышки.

Однако карта не должна становиться перечнем «проблемных людей». Достаточно спросить сотрудников без указания имен: где труднее работать, в какое время это происходит, можно ли сменить место и какое изменение помогло бы. К замерам шума и освещения стоит добавить их ответы. Прибор покажет уровень звука, но не объяснит, почему различимые разговоры за спиной мешают сильнее другого шума.

Приоритет я определяю по двум признакам: насколько часто сотрудник сталкивается с воздействием и есть ли у него выбор. Проход мимо оживленной зоны, который занимает минуту, отличается от стола рядом с ней на восемь часов. А запах у входа, от которого можно отойти, – от запаха в единственной комнате для сосредоточенной работы.

Тихие маршруты и помещения с разной нагрузкой

Тихий маршрут – это путь, по которому человек может дойти до рабочего места, переговорной или комнаты отдыха, не проходя каждый раз сквозь самую шумную часть офиса. Иногда для этого не нужен ремонт. Достаточно перенести место ожидания гостей, изменить путь к кухне, переставить столы или договориться, что в определённом коридоре не проводят разговоры. В более крупных помещениях помогают отдельные проходы и понятные указатели.

Важно, чтобы тихий маршрут не означал изоляцию от коллег. Его задача – дать возможность для выбора. Один сотрудник идет через общую зону, потому что хочет встретиться с людьми; другой проходит спокойным путем перед задачей, требующей внимания. Оба решения нормальны.

Тот же принцип применим к комнатам. Я бы выделила три вида пространства. Спокойная зона подходит для сосредоточенной работы: приглушённые разговоры, минимум движения за спиной, возможность отрегулировать свет, отсутствие добавленных запахов. Обычная рабочая зона предназначена для повседневных задач и короткого взаимодействия. Зона активного общения принимает встречи, совместные обсуждения и мероприятия, где более высокий уровень звука ожидаем и уместен.

Здесь важна не табличка на двери, а соблюдение договоренностей. Если в спокойной зоне постоянно проводят звонки, а в обычной рабочей зоне устраивают шумные обсуждения, выбор существует лишь на плане офиса. Нужно установить понятные правила пользования помещениями, определить ответственных за их поддержание и периодически спрашивать людей, работают ли эти правила.

Натуральные масла: приятная возможность или новая перегрузка?

Об ароматерапии меня часто спрашивают именно при обсуждении сенсорного офиса. Идея понятна: натуральные эфирные масла могут нравиться людям, напоминать о доме или помогать создать приятный личный обряд перед отдыхом. Но аромат в общем помещении неизбежно становится условием работы для всех, включая тех, кто его не выбирал.

Слово «натуральный» не означает «подходящий каждому». Исследование состава выделений эфирных масел показывает, что они выделяют в воздух множество летучих веществ. Агентство по охране окружающей среды США отмечает, что запахи у некоторых чувствительных людей могут вызывать приступы астмы и другие неблагоприятные реакции. При этом убедительных оснований обещать, что определенный аромат избавит сотрудников от стресса или повысит их работоспособность, у нас нет.

Поэтому в совместных рабочих зонах я выбираю воздух без специально добавленных ароматов. В таких местах не стоит постоянно распылять масла, ароматизировать систему вентиляции или включать ароматическую установку без согласия всех, кто там работает. Если источником жалоб стал запах пищи, уборки или строительных материалов, сначала разбираются с источником и воздухообменом.

Для тех, кому ароматы нравятся, возможен иной порядок: отдельное добровольное занятие, о котором заранее сообщают, либо личное знакомство с запахом из закрытого сосуда в помещении, где остальные могут его не ощущать. До мероприятия нужно спросить участников об ограничениях, обеспечить возможность уйти и предусмотреть вариант без запахов. Масла не должны наноситься на кожу по умолчанию или предлагаться как лечение. Главный критерий здесь – согласие и возможность отказаться без объяснений.

Как понять, что офис действительно придает сил

Сенсорную среду можно улучшать без большого строительства. Начните с карты и одного участка, где часто возникают жалобы. Перенесите разговоры из рабочей зоны, измените путь к кухне, устраните блики или организуйте спокойное помещение, которым реально можно воспользоваться. Через несколько недель вернитесь к сотрудникам с вопросами: стало ли проще сосредоточиться, могут ли они выбирать место для разных задач, где по-прежнему приходится терпеть неудобство?

Я бы не оценивала успех только по количеству жалоб. Люди перестают жаловаться и тогда, когда не верят в изменения. Лучше сравнить условия до и после, посмотреть, используют ли сотрудники доступные пространства, и обсудить, какие правила нарушаются. При этом нельзя превращать наблюдение за благополучием в наблюдение за конкретными людьми.

Офис, который придает сил, не обязан быть беззвучным, одинаковым и лишённым жизни. В нем есть место разговору и тишине, свету и возможности его изменить, общим встречам и праву на передышку. Ключевое различие состоит в том, что человек может влиять на среду, в которой проводит большую часть дня. Когда ему больше не приходится расходовать силы на постоянное преодоление пространства, эти силы остаются для работы, общения и собственной жизни после нее.

Источник